HASSAS GÖREV LİSTESİ

Sıra   No

                                 HASSAS GÖREVLER

RİSKLER

(Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları)

        RİSK

     DÜZEYİ

GÖREVİN PERİYODİK KONTROL EDİLMESİ GEREKEN SÜRE

HASSAS GÖREVİ OLAN PERSONELİN UNVANI/ADI SOYADI

1

Personel Maaş ve Özlük

İşlemleri

Yeni göreve başlayan personelin atama yazısı

ve eklerinin, personelle ilgili bilgi

değişikliklerinin ilgili birim tarafından

hazırlanarak maaş tahakkuk birimine zamanında bildirilmemesi sonucu

veya maaş verilerine ilişkin

güncellemelerin takip edilmemesi sonucu

personellerin özlük işlemlerinde hak kaybı riski.

Yüksek

Personel Daire Başkanlığında özlük işleri ile

ilgilenen, evrak akışını sağlayan ve Strateji

Geliştirme Daire Başkanlığı personelleri ile

işbirliği ve takibin sağlanması. Birimimizde ön

mali kontrolü yapılan özlük işlemlerine ilişkin

ödenmek üzere Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığına gönderilen evraklar kontrolden geçirilerek, yersiz

ödeme ve evrak üzerindeki hataları önleyici

kontrol faaliyetlerinin uygulanmaya çalışılması.

Aylık

Şef Ahmet ÇİÇEK

2

Personelin maaş, ekders

yolluk ve diğer hakediş

ödeme işlemleri

Ödemelerin aksatılmadan zamanında ve doğru

bir şekilde yapılmaması ve hak sahipliğinin

kontrol edilmemesi sonucu personel

mağduriyeti ve hak kaybı.

Yüksek

Ödeme evraklarının sıraya alınarak mevcut

ödenekler doğrultusunda sisteme girilerek

muhasebeleştirilmesi, ön mali kontrolün

etkinliği artırılarak önleyici kontrol faaliyetlerinin

gerçekleştirilmesi

İşlem anında

Şef Ahmet ÇİÇEK

3

Aylık Kesenek Bildirim İşlemleri

Personelin aylık kesenek işlemlerinin gecikmesi, eksik yapılması

vb. durumda Sosyal Güvenlik Kurumu’ndan

maddi ceza alınması.

Yüksek

Aylık kesenek  işlemlerinin zamanında ve eksiksiz

yapılması,

İşlem anında

İşlem anında

4

Bütçe tertiplerinin ve

ödeme tutarlarının doğru

girilmesi

Bütçe tertiplerinin yanlış olması, yanlış hesap

kodundan muhasebeleştirilmesi, ödenecek

tutarın eksik veya fazla olması.

Yüksek

Deneyimli personelle iş birliği yapılarak

kontrolün sağlanması. Riskin meydana gelmesi

durumunda hesaplamanın doğru şekilde tekrar

yapılarak düzeltici kontrol yapılması. Ön mali

kontrolün etkinliği artırılarak önleyici kontrol

faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi

İşlem anında

Şef Ahmet ÇİÇEK

5

Öğrencilerin iş kazası ve

meslek hastalıkları sigorta

işlemlerinin yapılması

Öğrencilerin iş kazası ve meslek hastalıkları

sigorta işlemlerinin gecikmesi, eksik yapılması

vb. durumda Sosyal Güvenlik Kurumu’ndan

maddi ceza alınması.

Yüksek

Öğrencilerin iş kazası ve meslek hastalıkları

sigorta işlemlerinin zamanında ve eksiksiz

yapılması, muhtasar işlemlerinin de zamanında

yapılması.

İşlem anında

Şef Ahmet ÇİÇEK

6

Satın alma ve tahakkuk işlerinin yürütülmesi

Kamu zararına sebebiyet verilmesi, idari ve mali cezalara muhatap kalınması

Yüksek

İşlemlerin mevzuata uygunluğunun kontrol edilerek yürütülmesi, görevler ayrılığı ilkesine riayet edilmesi, harcama öncesi ve sonrası denetim yapılması

İşlem anında

Şef Soner DURGUN

7

Satın alma iş ve işlemlerinde

evrak hazırlama sürecinin

düzenli ve sıralı bir şekilde

yürütülmesi

Onay Belgesinde yer alan bütçe tertibinin alımı

yapılacak mal/malzemeye uygun olarak

belirlenmemesi, Piyasa Fiyat Araştırması

görevlileri ile Muayene Kabul Komisyonu

görevlilerinin görevini gereği gibi yerine

getirmemesi, tutarının eksik ya da yanlış

girilmesi sonucu ile yaklaşık maliyetin yanlış

hesaplanması ve alınacak olan mal/malzeme ile

teslimi yapılan mal/malzemenin marka model

Yüksek

Süreçte yer alan tüm personelin görevleri ile

ilgili mevzuat hakkında bilgilendirilmesi, Strateji

Geliştirme Daire Başkanlığınca gerekli görülen

evrakların ön mali kontrole tabi tutulması.

İşlem anında

Şef Soner DURGUN

8

Taşınırların giriş kayıtlarının

yapılması.

Satın alma, bağış, yardım veya devir şeklinde

ambara giren taşınırların giriş kaydına esas

taşınır işlem fişlerinin düzenlenememesi ya da

eksik ve hatalı düzenlenmesi.

Yüksek

Ambara girecek tüm taşınırların tutanak ya da

kanıtlayıcı bir belge karşılığında teslim alınması.

Satın alınan taşınırların cinsi ve miktarı ile teslim

alınan malzemelerin kontrol edilerek ambara

kabul edilmesi. Taşınır işlem fişleri

düzenlenirken cins, nitelik ve miktarların tekrar

gözden geçirilmesi varsa hatalı kayıtların

düzeltilmesi. Taşınır kodlarının Maliye

Bakanlığı'nın Taşınır Kod Listesine göre

belirlenmesi.

İşlem anında

Şef Soner DURGUN

9

Taşınır işlem fişlerinin

muhasebe birimine

gönderilmesi

Düzenlenen taşınır işlem fişlerinin muhasebe

birimine gönderilememesi sonucunda

muhasebe birimiyle mutabakatın

sağlanamaması.

Düşük

Satın alınan taşınırlar için düzenlenen taşınır

işlem fişlerinin ödeme emri belgesine eklenerek

muhasebe birimine zamanında gönderilmesi.

İşlem anında

Şef Soner DURGUN

10

Dayanıklı taşınırların

kullanıma verilmesi.

Taşınırların personele zimmet karşılığı

verilmemesi sonucu malzemelerin istenilen

zamanda bulunamaması.

Yüksek

Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde gerekli

zimmet işlemleri yapılarak zimmet fişlerinin

imzalı birer nüshasının saklanması.

İşlem anında

Şef Soner DURGUN

11

Taşınırların ambarda

muhafazası ve yönetilmesi.

Ambarda tutulan taşınırların çalınması,

yıpranması ve benzeri tehlikelere karşı

korunması için gerekli önlemlerin alınamaması

sonucu hizmetin aksaması

Yüksek

Ambara yetkili personelinden başka kimsenin

girmemesi için önlem alınması. Hırsızlık, yangın,

su basması gibi tehlikelere karşı önlem alınması.

İşlem anında

Şef Soner DURGUN

12

Taşınırların çıkış kayıtlarının

yapılması.

Devir yoluyla ya da ekonomik ömrünü

tamamlayarak ambardan çıkılan taşınırların

çıkış işlemlerinin düzenlenememesi ve Taşınır

Mal Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre

yapılmamış olması.

Orta

Ambardan çıkan tüm taşınırlar için kanıtlayıcı

belge düzenlenmesi.(Teslim tutanağı, Malzeme

istek belgesi vs.) Çıkış kayıtlarının yapılarak

düzenlenen taşınır işlem fişinin bir nüshanın ilgili

birime gönderilmesi. Sayımda noksan çıkan,

çalınan, kaybolan ya da ekonomik ömrünü

tamamlayan taşınırlara Taşınır Mal

Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre işlem

tesis etmek

İşlem anında

Şef Soner DURGUN

13

Ambarda bulunan ve

kullanımda olan taşınırların

sayımlarının yapılması.

Ambarda ve kullanımda olan taşınırların

sayımlarının yapılamaması nedeniyle doğru

envanter kayıtlarının oluşturulamaması ve

malzemelerin bulunamaması

Orta

Taşınır sayımlarının Taşınır Mal Yönetmeliğinin

ilgili hükümlerine göre yapılması. Sayım noksanı

ya da sayım fazlasının yönetmelikte yer alan

sayım tutanağı ile muhasebe birimine

bildirilmesi.

İşlem anında

Şef Soner DURGUN

14

Taşınır kayıt yetkilisinin

görevden ayrılması

durumunda devir işleminin

yapılması.

Taşınır kayıt yetkilisinin sorumluluğunda

bulunan ambarları devir ve teslim etmeden

görevden ayrılması sonucu kayıp ve kaçağın

oluşması.

Yüksek

Taşınır kayıt yetkilisi olarak görevlendirilen

personelin devir ve teslim işlemlerini

tamamlamadan görevinden ayrılmasına Taşınır

Mal Yönetmeliğinin ilgili hükümlerince harcama

yetkilisi tarafından muvafakat/onay

verilmemesi.

İşlem anında

Şef Soner DURGUN

15

Mezuniyet işlemleri

Kurum tarafından yapılması gereken işlemlerin gecikmesi ya da aksaması. Kamu zararına sebebiyet verilmesi, idari ve mali cezalara muhatap kalınması.

Yüksek

Mezuniyet durumlarının zamanında gözden geçirilerek işlemlere ivedi şekilde başlanması.

Aylık

Fak. Skrt. Cengiz SEYFİKLİ

Şef Fatma BÖLÜKBAŞ

Bilg. İşlt. Mustafa Koray ADLI

Memur Nazlıcan ÖZEN

Büro Personeli Seyhan ÇELİK KILINÇARSLAN

16

Sınav belgelerinin zamanında basılması.

Sınavların zamanında gerçekleştirilememesi.

Orta

Dönem koordinatörlerinin soruların basımı için evrakı öğrenci işlerine zamanında teslim etmesi ve ivedi soru basımı gerçekleştirilmesi.

İşlem anında

Dönem Koordinatörlükleri,

Şef Fatma BÖLÜKBAŞ,

Bilg. İşlt. Mustafa Koray ADLI,

Memur Nazlıcan ÖZEN,

Büro Personeli Seyhan ÇELİK KILINÇARSLAN.

17

Evrakların ilgililere zamanında havale edilmesi, süreli yazılara zamanında cevap verilmesi

Kurum tarafından yapılması gereken işlemlerin aksaması, kurum itibarının düşmesi, kişisel ve kurumsal zararlara sebebiyet verilmesi

Orta

Gelen ve giden evrakların belirli periyotlarda elden geçirilmesi, işlemi sürece bağlı evraklar için planlama yapılarak sonuçlandırılması, personel görevlendirmelerinde detay iş ve işlemlerin belirtilmesi,

İşlem anında

Aydan ÖZSÜMER

Mehmet Kaan BAŞER

Ülfet UYAR KÖMÜRCÜ

18

Personel soruşturmalarının yapılması

Haksız yere cezalandırma veya cezaya muhatap kalacakların göz ardı edilmesi ve görevin kötüye kullanılması

Yüksek

İnceleme ve soruşturma yapılması gereken durumlarda, ilgili alanda yetkin personel görevlendirerek derhal işlemlere başlanılması, soruşturma sonucunda gereğinin yerine getirilmesi

Tespit edilmesi halinde

Aydan ÖZSÜMER

Mehmet Kaan BAŞER

19

Hazırlanan rapor, kitap (İzleme/Değerlendirme Raporları, Faaliyet Raporu, Stratejik Plan, İnsan Kaynakları İstatistikleri vb.) zamanında yapılması

 belgelerin ilgili mevzuatında belirlenen sürede/sürelerde ya da beklentilere cevap verebilmesi için kabul edilebilir sürelerde ilgili yerlere gönderilmesi/paylaşılması

Orta

belgelerin ilgili mevzuatında belirlenen sürede/sürelerde ya da beklentilere cevap verebilmesi için kabul edilebilir sürelerde ilgili yerlere gönderilmesi/paylaşılması

İşlem anında

Aydan ÖZSÜMER

Mehmet Kaan BAŞER

Ülfet UYAR KÖMÜRCÜ

20

Üniversitemiz personel özlük sistemine girişleri yapılan tüm personelin özlük bilgisi verilerinin süresinde girilmesi

kamu zararı veya kişinin hak kaybına uğramasına neden olmaması için

Orta

Verilerin Hizmet Takip Programı (HİTAP) sistemine aktarılması

İşlem anında

Ülfet UYAR KÖMÜRCÜ

21

Fakülte Yönetim kurulu ve Fakülte Kurulu kararların alınması

Yönetim ve Fakülte Kurullarında alınan kararların, yerine getirilmesinde aksaklıkların yaşanması ya da yerine getirilmemesi birim açısından

çok büyük sorunlara neden olabilir

Yüksek

Fakülte Yönetim Kurulu ve Fakülte kurulunun zamanında yapılması, takibinin yapılması ve dosyalanmasının sağlanması

İşlem anında

İsmail KILINÇARSLAN

Ülfet UYAR KÖMÜRCÜ

22

Norm kadroların planlanmasının yapılması

eksik ya da hatalı yapılmış olması birim fonksiyonlarını etkiler ve birimin itibarını zedeler

Yüksek

Norm kadrolarının planlanmasını zamanında ve eksiksiz yapılması

İşlem anında

Ülfet UYAR KÖMÜRCÜ

23

Sağlık hizmeti sunan birimlerde kullanılan cihazların periyodik bakım, kontrol, onarım ve kalibrasyon işlemlerinin belli bir dönem içinde yerine getirilmesi

Bu faaliyetler yerine getirilemezse mali kayba, kamu zararına ve hizmetin aksamasına neden olabilir

Orta

Sağlık hizmeti sunan birimlerde kullanılan cihazların periyodik bakım, kontrol, onarım ve kalibrasyon işlemlerinin belli bir dönem içinde yerine getirilmesinin sağlanması

Tespit edilmesi halinde

Soner DURGUN

                               HAZIRLAYAN

Adı Soyadı

Aydan ÖZSÜMER

Sürekli İşçi (Büro)

                        KONTROL EDEN

Adı Soyadı

                      Cengiz SEYFİKLİ

                       Fakülte Sekreteri

                                   ONAYLAYAN

Adı Soyadı

                                       Birim Amiri

                        Prof. Dr. Mustafa Fatih ERKOÇ

                                              Dekan